Communicatie per doelgroep schrijven is een van de meest tijdrovende onderdelen van change werk. Je weet wat de boodschap is, maar elke groep vraagt een andere insteek: wat betekent dit voor hen, wat zijn hun zorgen, welke taal spreekt hen aan. AI kan dat differentiëren voor je overnemen, als je de context goed aanlevert.
Dit is hoe ik het aanpak.
Stap 1: geef de kernboodschap mee
Begin met de feiten: wat verandert er, wanneer, en wat is de reden. Dit is de ruwe input waar AI mee werkt. Houd het feitelijk, zonder spin.
Ik werk aan een veranderproject en wil communicatie schrijven per doelgroep. Hier zijn de basisfeiten:
Wat verandert er: [beschrijf de verandering concreet]
Wanneer: [tijdlijn]
Waarom: [de reden, zo eerlijk mogelijk]
Wat verandert er niet: [geruststelling waar relevant]
Houd dit even als context. Ik geef je daarna de doelgroepen één voor één.
Stap 2: werk doelgroep per doelgroep
Geef daarna voor elke groep aan wie ze zijn, wat hun belang is en welk kanaal je gebruikt. Doe dit per doelgroep in een apart bericht, zodat de output ook apart en bruikbaar is.
Doelgroep: [naam van de groep, bv. leidinggevenden niveau 2]
Hun context: [wat weten ze al, wat zijn hun zorgen, wat is hun rol in de verandering]
Kanaal: [bv. e-mail van de directeur, teammeeting, intranet]
Toon: [bv. formeel, direct, ondersteunend]
Schrijf een boodschap voor deze doelgroep op basis van de basisfeiten die ik eerder gaf. Maximaal 200 woorden. Sluit af met een concrete volgende stap voor hen.
Wat je daarna doet
De output is een concepttekst. Lees die door met de vraag: klinkt dit als iets wat onze organisatie zou zeggen? Gebruik het als basis, niet als eindproduct.
AI schrijft vlot maar soms te glad. Als de tekst te positief klinkt of de bezwaren omzeilt, vraag dan expliciet: "Herschrijf dit zodat het ook de mogelijke bezwaren van deze groep erkent, zonder die weg te praten." Dat maakt communicatie geloofwaardiger.
Met deze aanpak heb je voor vier of vijf doelgroepen conceptteksten in minder dan een uur. Wat daarna nog telt, is de menselijke validatie: iemand uit de doelgroep laten lezen of het klopt.