Hoe AI onze manier van zoeken verandert.
AI verandert onze digitale gewoontes van grotendeels manueel naar AI-geassisteerd. Zo verschuift het van zoeken naar vragen stellen, van een blanco pagina starten naar een eerste draft vragen, van manuele notities nemen naar digitale samenvattingen krijgen, van onthouden naar gegevens opvragen, van manuele opvolging naar AI-geassisteerde opvolging. Of dit altijd beter is voor ons brein, is een aparte discussie.
Ik merkte onlangs dat wanneer ik zoek naar een document, ik dit nog steeds in eerste instantie op de oude manier doe, namelijk door mijn file explorer te openen en op mijn geheugen te vertrouwen zodat ik snel genoeg de juiste folder en file terugvind. Dit kan soms heel veel tijd in beslag nemen, afhankelijk van de staat van mijn geheugen en de kwaliteit van mijn informatiestructuur. Ik weet in ieder geval dat ik er altijd behoorlijk geïrriteerd door geraak.
Ik ben gelukkig niet de enige met dat probleem. In 2012 al berekende McKinsey dat kenniswerkers bijna twee uur per dag spenderen aan het zoeken en verzamelen van informatie. Dit lijkt me gigantisch en ik hoop dat het niet helemaal klopt, maar intuïtief voel je wel dat het veel tijd is dat je ermee kwijt kan zijn. Anno 2026 zal dit niet beter zijn, het probleem is dus nog altijd springlevend. Maar er is hoop, want met de hulp van AI kan je veel sneller je informatie terugvinden, als we tenminste onze manier van zoeken veranderen.
Dus leer ik mezelf nu aan mijn gewoonte om file explorer te openen te veranderen naar de gewoonte om Copilot (op het werk) of Claude (thuis) te openen en te vragen een bepaalde file terug te vinden. Ik schrijf dan: "Zoek het document dat we in september naar x team stuurden". Redelijk vaag misschien nog, maar binnen de seconde kreeg ik het juiste document met de link. Ik hoef niet te weten waar het opgeslagen is of hoe het bestand precies heet (al is het wel een voordeel als die naam goed gestructureerd is). Wel belangrijk is dat de algehele kwaliteit van de bron goed is, want AI gaat niet enkel naar de filenaam kijken maar ook in de file zelf zoeken om nog betere antwoorden te kunnen geven.
Dit betekent dan weer dat ik niet enkel de gewoonte moet krijgen om nu de vraag 'om te zoeken naar een document' aan AI te stellen, maar ook de gewoonte moet creëren om mijn bronnen kwalitatief te maken.
Begrijpen hoe het werkt
Een voorbeeldje: je wilt een leasefiets. Vroeger stuurde je een mail naar HR of opende je het intranet, zocht je de HR-site en dan verder naar de pagina over mobiliteit en de fietsleasinggids. In het beste geval vond je dat redelijk vlot. Maar dan moet je het document nog beginnen lezen en als het niet helemaal duidelijk was, stuurde je alsnog een mailtje naar HR.
Vandaag kan je echter heel eenvoudig aan je AI (als die tenminste werkt op je bedrijfsomgeving) vragen hoe je een leasefiets kan bekomen. Dan krijg je misschien een link naar hetzelfde document in je bronnen, maar je zal als antwoord meteen de stappen krijgen, kunnen controleren of je in aanmerking komt en de stappen één voor één gaan nemen. Dat is de grote toegevoegde waarde van elke AI-assistent: ze werken allemaal in twee stappen, eerst zoeken ze naar de relevante documenten en vervolgens formuleren ze een antwoord op basis van wat ze gevonden hebben. Als alles goed geconstrueerd is, zal het ook meer en meer antwoorden op jouw maat kunnen geven.
Dit spaart veel opzoekingstijd en dus ook frustratie. En het verandert onze relatie met kennis, want wie nu de juiste vraag stelt, hoeft de weg naar het antwoord niet meer te kennen of te zoeken.
De voorwaarde is wel dat de informatie goed vindbaar en doorzoekbaar is. Als je data wanordelijk is, zal je ook geen goed antwoord krijgen. Je AI-assistent doorzoekt immers alles waartoe jij toegang hebt, of het nu recente of oude documenten zijn. Soms is het duidelijk welk document AI moet nemen, maar soms ook niet en dan krijg je verouderde bronnen naast actuele, wat het vertrouwen in AI doet afnemen. Dit is meteen ook de reden waarom veel AI-implementaties stroef lopen.
Principes voor vindbare documentatie
Microsoft deelde richtlijnen voor organisaties die hun documentatie willen voorbereiden op AI-assistenten:
- Eén bron van waarheid. Verwijder of archiveer dubbele en oude versies van eenzelfde document.
- Een heldere bestandsnaam. Zorg dat de naam zegt wat het is (bv. HR-beleid – Fietslease – versie 2026).
- Start je document met een samenvatting. Die wordt vaak al gesuggereerd door je AI-assistent trouwens. Dit helpt je taalmodel beter te begrijpen waarover het document precies gaat en voor wie het bedoeld is (bv. "In het kort: zo vraag je een leasefiets aan").
- Duidelijke koppen en lijsten. Met goede koppen kan een AI-assistent gemakkelijker het juiste deel vinden en een genummerde lijst is vaak de basis van de stappen in een antwoord. Wees spaarzaam met tabellen dan weer, want die zijn moeilijker leesbaar.
- Een eigenaar en vervaldatum. Duidelijkheid over wie het document onderhoudt en met welke frequentie.
- Metadata met intentie. Door metadata rond eigenaar, documenttype, regio, vervaldatum, enzovoort mee te geven, kan een meer gepersonaliseerd antwoord geleverd worden door de AI-assistent.
Dit zijn slechts enkele van de vele tips die je kan toepassen om je data beter te organiseren en betere resultaten te krijgen van je AI-assistent.
Ordenen is dus een zeer belangrijke gewoonte, die altijd al relevant geweest is, maar misschien voor het eerst zo tastbaar wordt met alle AI-toepassingen die ermee vallen of staan. Het is belangrijk om je bestaande informatie goed te ordenen en vanaf nu nieuwe documenten meteen op de goede manier te gaan ordenen. Dertig seconden extra per opslag spaart je waarschijnlijk tien minuten enkele maanden later. Tel alle keren dat je iets zoekt op en je komt aan aanzienlijke tijdsbesparingen.
Gewoontes veranderen kost tijd en vraagt om herhaling in het dagelijkse werk. Koppel de nieuwe routine aan het oude signaal. Wanneer je je file explorer wilt openen, is het meteen het moment om de vraag aan je AI-assistent te stellen. Ik gaf al aan dat ik de gewoonte nog niet altijd heb, maar het wel al besef telkens ik in explorer zit. Op dat moment bewust schakelen naar de AI-assistent helpt om het misschien de volgende keer, of de keer nadien, wel meteen zo te doen en niet meer anders.
Eerder verschenen in The CHNG Letter op LinkedIn.